INTERNAL AUDIT - BAB 10

CONTROL SELF ASSESSMENT

Mengapa diperlukan

Control Self Assessment diperlukan untuk menggantikan cara konvensional auditor intern dalam memotret pengendalian intern organisasi. Sementara bagi yang memandang dari perspektif manajemen, CSA adalah semacam program yang dirancang manajemen untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengelola risiko dan pengendalian mereka sendiri demi kepentingan mereka sendiri juga.

perubahan – kekuatan pendukung lainnya

Pada tahun 1980-1990 mulai terlihat suatu kekuatan pendorong lain dan lebih besar yang bisa memaksa auditor untuk meningkatkan pendekatan dan keahlian mereka. Adanya perubahan besar-besaran pada sistem kontrol di perusahaan di era tahun 1980 dan sesudahnya, mengakibatkan auditor harus meningkatkan pendekatan dan keahlian mereka.

kontribusi gulf canada

Gulf Canada merupakan sebuah perusahaan minyak yang terletak di Alberta, Canada. CSA muncul sebagai akibat dari keresahan terhadap kegagalan auditor internal perusahaan. Walaupun hasil audit menunjukkan bahwa pengendalian yang dimiliki cukup baik, amun pada kenyataannya ada saja kecurangan yang dilakukan mulai dari tingkat karyawan sampai manajemen atas, sehingga menyebabkan perusahaan tidak mampu bersaing dengan perusahaan lain yang sejenis.

Oleh karena itu tim auditor internal Gulf Canada merancang suatu pendekatan baru dengan melibatkan seluruh elemen perusahaan. CSA terbentuk sebagai hasil dari kerjasama antara auditor internal dengan seluruh elemen perusahaan yang turut melakukan pengawasan terhadap pekerjaannya sendiri. Walaupun pada akhirnya di tahun 1995 CSA dihentikan, namun banyak perusahaan lain yang sudah mengadopsi sistem serupa untuk diterapkan di perusahaan masing-masing.

apa yang dimaksud control self assessment

Control Self Assessment merupakan suatu pendekatan yang diterapkan oleh internal auditor di dalam perusahaan dengan melibatkan seluruh elemen perusahaan. Ditinjau dari maknanya :

·        Control berarkerangka kerja terintegrasi secara luas yang mempertimbangkan semua faktor internal utama yang mempengaruhi pencapaian tujuan-tujuan organisasi. Lingkupnya cenderung holistik atau sistemik.

·        Self dalam self assessment merupakan kriteria fundamental dalam CSA, kata ini menunjukkan ciri khas CSA dibanding proses audit lainnya.

·        Assessment adalah evaluasi atas kontrol. Banyak faktor yang dapat mempengaruhi hasil kerja organisasi, disini CSA berperan untuk menghindari risiko yang terkait dengan subjektivtas dengan mengumpulkan opini subjektif dari banyak pengamat yang berbeda, guna mengidentifikasi pola-pola umum sebelum sampai pada pertimbangan.

Berdasarkan hal-hal tersebut, CSA digambarkan sebagai berikut :

               Sebuah proses dimana tim dan karyawan manajemen, di tingkat lokal dan eksekutif, terus-menerus              menjaga kesadaran semua faktor material yang cenderung mempengaruhi pencapaian tujuan            organisasi, sehingga memungkinkan mereka membuat penyesuaian-penyesuaian yang tepat. Untuk    meningkatkan independensi, objektivitas, dan kualitas dalam proses tersebut, serta tata kelola yang     efektif, maka diharapkan auditor internal terlibat dalam proses tersebut dan bahwa mereka secara             independen melaporkan hasil-hasilnya ke manajemen senior dan dewan komisaris.

 

alat dan teknik yang digunakan

Untuk mendapatkan hasil CSA yang terbaik, maka dibutuhkan beberapa hal pendukung, diantaranya pelatihan khusus dengan memfasilitasi rapat kerja di organisasi. Lima komponen penting yang mendukung keberhasilan rapat kerja adalah :

·        Fasilitator melakukan wawancara dengan manajemen dan partisipan sebelum rapat kerja dimulai. Dengan melakukan wawancara maka akan didapatkan pemahaman menganai tujuan utama, tujuan saat ini, dan signifikasi dalam hubungannya dengan strategi organisasi. Selain itu dengan adanya wawancara diharapkan dapat mengurangi adanya interupsi, risiko memberikan opini yang dapat mengancam objektivitas, dan lainnya.

·        Bertukar pikiran mengenai hal-hal apa saja yang mendukung maupun menghambat dalam usaha mencapai tujuan utama masing-masing. Selama pembahasan ini akan terjadi diskusi kelompok untuk mencari akar permasalahan serta solusi ynag tepat untuk diterapkan di masing-masing bagian.

·        Komponen ketiga muncul bila peserta puas karena masalah mereka telah diidentifikasi dan dibahas. Dengan menggunakan kerangka kerja kontrol sebagai pedoman, peserta bisa menjawab serangkaian pertanyaan yang menjamin bahwa semua spektrum masalah kontrol ditelaah dengan cermat dalam masalah tersebut.

·        Komponen keempat adalah mengembalikan segera ringkasan pembahasan dan pengumpulan suara ke peserta, jika ada.

·        Komponen kelima adalah tindakan. Partisipan dan manajemen harus memutuskan tindakan apa yang harus diambil pertma kali karena mereka meiliki jarang sekali waktu untuk segera melakukan semua yang telah dibahas.

Variasi Tema

Di akhir tahun 1990-an konsep risiko mencakup factor-faktor eksternal yang dapat memengaruhi   kemampuan   organisasi   untuk   mencapai   tujuannya. Dengan kerangka kerja seperti model Baldridge. Beberapa bentuk  self-assessment-CSA, QSA, RSA,GSA, ESA – menggunakan metodelogi dan indicator-indikator yang sama untuk menelusuri control, kualitas, risiko, manajemen, tata kelola, dan etika. Kesuksesan rapat kerja CSA menciptakan permintaan dari organisasi. tiga situasi berikut untuk mencari sumber daya dari luar :

·        Pertama dalam pelatihan dan implementasi awal dengan target tinggi tetapi kemampuanpeserta

masih rendah: penggunaan orang yang professional dan berpengalaman biasa menjembatani kesengajaan ini.

·        Kedua pada saat manajemen puncak, dewan, atau komite dewan memutuskan untuk menyelenggarakan pertemuan CSA.

·        Ketiga terjadi saat program CSA yang telah berjalan baik membutuhkan penelaah dari pihak luar atau penyegaran (Tune-up).

Implikasi bagi Karyawan, Manajemen, Auditor, dan Dewan

Dari sudut pandang klien, auditor CSA merupakan fasilitator yang menyediakan forum dan agenda yang berguna yang memungkinkan klien menemukan sendiri keadaan sebenarnya dan memutuskan perubahan yang dilakukan. Independensi dan objektivitas auditor dipandang sebagai asset yang akan membawa fokus tambahan bagi masalah-masalah penting yang membutuhkan dukungan atau resolusi. Bagi manajemen senior, memberikan manajemen suatu peluang untuk membandingkan strategi mereka dengan realitas terkini dan membuat penyesuaian memastikan bahwa tujuan bersifat reaistis dan akan tercapai-tujuan kontrol. Bagi direksi, komisaris, komite audit dan pihak-pihak lain dalam tata kelola perusahaan,CSA memeiliki implikasi yang signifikan. Fokus yang sempit dari profesi audit eksternal pada pelaporan keuangan sering kali menghasilkan keterkejutan dan memalukan bila terjadi kecurangan yang tidak diharapkan karena faktor-faktor kontrol yang utama tidak diperiksa. COSO, CoCo, Cadbury, dan berbagai kerangka risiko telah memperluas lingkup penelaahan audit internal untuk mencakupkan setiap faktor yang secara signifikan mempengaruhi efisiensi,efektivitas, atau legalitas operasional.

Independensi, Objektivitas, Dan Etika Fasilitator 

CSA menyebabkan hubungan auditor/fasilitator dengan klien menjadi lebih dekat, tetapi sangat penting menjaga independensi dan objektivitas. Tahap riset sebelum rapat kerja sangatlah penting karena fasilitator mendapatkan tolok ukur eksternal yang independen untuk digunakan sebagai perbandingan. Fasilitator juga harus menjaga etika sendiri dalam dua hal penting:

·        Pertama, penting untuk mengakui bahwa CSA teragantung pada keterbukaan partisi pandan kejujuran mereka sendiri mengenai individu-individu. Pendekatan yang benar adalah meletakan opini dan pertimbangan tindakan individu diluar dan mengeksplorasi akar masalah. Masalah-masalah utama biasanya berakar dari budaya atau system, bukan dari individu. Aspek

·        kedua yang  harus dipahami fasilitator adalah mereka juga  manusia dan bisa berbuat salah sehingga perlu mengelola potensi konflik kepentingan yang ada.

Hubungan antara CSA dan Kegiatan Audit Internal yang lain

 Kegiatan audit konvensional, CSA memiliki lingkup yang luas, dalam mengumpulkan informasi material secara tepat dan interaktif, dan menghabiskan sedikit waktu untuk verifikasi dan pelaporan. Dari sudut pandang manajer audit, CSA merupakan metode penentuan risiko yang cepat dan biasanya andal di tingkat makro tetapi tidak seperti beberapa alat audit, CSA tidak dirancang  untuk penyelidikan lebih dalam. Bila CSA dilakukan secara berkesinambungan diorganisasi maka CSA merupakan alat ideal untuk mengidentifikasi risiko dan bidang-bidang bernilai tinggi yang   akan bermanfaat untuk dilakukan audit. Partisipan rapat kerja biasanya pandai dalam mengidentifikasi bidang-bidang masalah utama. Jika masalah bersifat jelas dan organisasi bergerak cepat untuk membahasnya, mungkin tidak perlu dilakukan audit, karena tindakan pendeteksian, penerimaan dan perbaikan telah dilakukan. Tetapi, bila masalah terlihat besar namun tidak teridefinisikan dengan baik, atau masalah bersifat sensitif sehingga harus digali lebih dalam, atau jika tidak dianggap serius, maka sebaiknya digunakan audit

Kualitas yang Dibutuhkan Untuk Tim Fasilitator CSA

Kualitas pribadi tetap menjadi hal utama bagi fasilitator CSA. Kejujuran, empati dan mengahargai orang lain jauh lebih penting dari pada teknik-teknik. Berikut kualitas fasilitator : Fasilitator juga tidak boleh mempunyai agenda tersembunyi dalam rapat kerja agar tidak kacau. Kepercayaan dihasilkan secara perlahan, melalui keterbukaan komunikasi dan ditunjukkannya sikap yang baik. Fasilitator harus memiliki sikap menghargai orang lain, memiliki keahlian interpersonal, rasa ingin tahu, pendengar yang baik dan terdorong untuk memberikan nilai. Fasiliator berpengetahuan mendalam tentang konrol   sistemik, skeptimisme yang sehat, keahlian dalam  pemberian fasilitas, kemampuan organisasional, ahli software dan hardware yang digunakan dalam rapat kerja atau dalam proses pelaporan. Fasilitator emiliki keahlian analitis dan pembelajaran yang baik  dan cepat digunakan untuk memahami apa yang telah dikemukakan dan membuat sebuah kesimpulan yang bermanfaat bagi organisasi.

Kesulitan-Kesulitan

Control Self-Assessment  CSA bersifat sederhana sekaligus kompleks. karena CSA melibatkan manusia yang selalu bersifat dinamis. Beberapa kesulitan yang umum terjadi dalam CSA adalah :

·        Pertama terlalu banyak rapat kerja dan kurang memadainya analisis merupakan kesalahan yang biasa terjadi, khususnya bila tim audit baru pertama kali menerapkan CSA. memberikan arus informasi yang banyak, tetapi tidak mengalokasikan waktu untuk menelaah hasilnya, belajar dari   hasil tersebut, memperbaiki cara bertanya, dan mengomunikasikannya kembali ke organisasi, mereka jelas telah gagal mencapai nilai yang potensial.  

·        Kedua tidak menepati janji atau terlalu banyak membaut janji adalah kesalahan lainnya. misalnya mereka biasa berjanji untuk mengomunikasikan masalah-masalah kemanajemen senior tetapi bukan tindakan itu yang akan diambil oleh manajemen senior, kecuali komitmen perusahaan telah didapatkan. Setiap rapat kerja menghasilkan sekumpulan harapan dan janji; jika tidak ada tindak lanjutnya maka akan terjadi penurunan moral dan kepercayaan.

·        Ketiga tidak sensitif terhadap kebutuhan dan kekhawatiran partisipan juga merupakan kesalahan yang biasa terjadi pada fasilitator yunior. Saat bekerja dengan setiap kelompok maka akan membantu  untuk menyadari faktor-faktor social ekonomi. Tidak setiap orang dalam kelompok akan berada pada puncak kinerja, seseorang mungkin memiliki masalah-masalah keluarga, atau mengalami   kesulitan   keuangan dan masalah pelecehan yang parah atau krisis separuh baya.

·        Keempat kuesioner, dengan  beberapa pengecualian bukan termasuk self-assessment. Banyak organisasi menggunakan kuesioner yang bagus untuk mensurvei karyawan tetapi penilaian dilakukan oleh pihak ketiga yang menginterpretasikan data tersebut. Bagi responden, tidakada rasa memiliki, tidak ada komitmen pribadi untuk membuat perubahan, tidak ada kerjasama menghadapi kesulitan. 

·         Kelima terlalu dalam  masuk ke dalam masalah tanpa tahu caranya berenang mungkin merupakan pendekatan yang beralasan dalam bidang yang sama sekali baru. Inilah yang dilakukan Gulf sebagai pionir –upaya pertama dilakukan tahun 1987. Kita sekarang tahu lebih banyak tentang CSA dan informasi ini tersedia melalui beberapa pelatihan yang bagus, Pusat CSA di IIA, dan literatur yang terus berkembang meskipun masih belum sempurna. Sebagai auditor professional kita punya tanggung jawab untuk belajar sebanyak mungkin sebelum menawarkan jasa ke organisasi