INTERNAL AUDIT - BAB 9

KERTAS KERJA

pengertian kertas kerja

Kertas kerja adalah suatu dokumen yang berisi catatan informasi yang diperoleh dan analisis yang dilakukan selama proses audit, disiapkan sejak awal penugasan sampai selesainya audit. Kertas kerja berisi dokumentasi atas langkah-langkah berikut ini dalam proses audit :

·        Rencana audit, termasuk program audit

·        Pemeriksaan dan evaluasi kecukupan dan efektivitas sistem kontrol internal.

·        Prosedur-prosedur audit yang dilakukan, informasi yang diperoleh, dan kesimpulan yang dicapai.

·        Penelaahan kertas kerja oleh penyelia.

·        Laporan audit.

·        Tindak lanjut dari tindakan perbaikan.

FUNGSI KERTAS KERJA

·        Kertas kerja yang tersusun dengan baik dapat mendukung laporan audit.

·        Untuk menyimpan informasi yang diperoleh melalui tanya jawab.

·        Untuk mengidentifikasi dan mendokumentasikan temuan-temuan audit.

·        Untuk mendukung pembahasan dengan karyawan operasi.

·        Untuk menjadi dasar penyelia dalam menelaah kemajuan dan penyelesaian audit.

·        Untuk memberi dukungan dan bukti untuk masalah-masalah yang melibatkan kecurangan, tuntutan hukum, dan klaim asuransi.

·        Untuk menjadi sarana bagi auditor eksternal dalam mengevaluasi pekerjaan audit internal dan kemudian menggunakannya dalam penilaian mereka sendiri atas sistem kontrol internal organisasi.

·        Untuk menjadi latar belakang dan data referensi untuk penelaahan selanjutnya.

·        Untuk membantu memfasilitasi penelaahan rekan sejawat (peer review).

·        Menjadi bagian dokumentasi yang disyaratkan oleh U.S Foreign Corrrupt Practice Act.

Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam menyusun kertas kerja antara lain :

·        Pendokumentasian, termasuk penyusunan kertas kerja

·        Ringkasan, termasuk catatan temuan audit

·        Pemberian indeks dan referensi silang

·        Kertas kerja pro forma

·        Penelaahan kertas kerja yang ideal

·        Penulisan kertas kerja sealan dengan kemajuan audit

·        Penyimpanan kertas kerja

DOKUMENTASI

Kertas kerja harus memiliki format yang konsisten, sehingga dapat membantu auditor dalam setiap penugasannya. Secara umum, auditor internal harus mengupayakan kertas kerja yang rapi, seragam, dapat dipahami, relevan, ekonomis, lengkap secara wajar, sederhana, dan disusun secara logis. Hal-hal yang bisa dicakup dalam kertas kerja antara lain :

·        Perencanaan dokumen dan program audit

·        Kuesioner induk, bagan alir, daftar pemeriksaan, dan lain-lain

·        Catatan wawancara

·        Bagan organisasi, pernyataan kebijakan dan prosedur, serta deskripsi kerja

·        Salinan kontrak-kontrak dan perjanjian penting

·        Surat konfirmasi dan representasi

·        Foto, diagrma, dan tampilan grafis lainnya

·        Uji dan analisis transaksi

·        Hasil-hasil prosedur penelaahan analitis

·        Laporan audit dan jawaban manajemen

·        Korespondensi audit yang relevan

RINGKASAN KERTAS KERJA

Ringkasan kertas kerja dibutuhkan oelh auditor untuk memberikan pandangan menyeluruh yang objektif, menghubungkan kelompok kertas kerja yang terkait dengan satu hal tertentu, memfasilitasi penelaahan atas bagian-bagian penugasan tertentu. Berikut  ini beberapa bentuk ringkasan yang dapat memberi manfaat :

·        Setiap segmen audit harus diringkas dalam bentuk narasi untuk menunjukkan subjek audit, tujuan, lingkup, temuan, kesimpulan, dan rekomendasi auditor, serta tindakan perbaikan yang dilakukan. Ringkasan harus memiliki referensi ke dokumen pendukungnya.

·        Ringkasan statistik, digunakan untuk mengumpulkan data yang tersebar pada skedul pengujian. Memudahkan penelaahan ke masing-masing pengujian.

·        Ringkasan rapat, untuk merangkum semua pembahasan yang dilakukan dengan klien.

·        Ringkasan program audit dapat membantu auditor untuk mengetahui apa yang sudah dan belum dilakukan, mutu kontrol operasi dan kinerja, mengontrol audit.

·        Ringkasan temuan, berisi fakta-fakta yang relevan dan signifikan tentang temuan auditor.

pemberian indeks dan referensi silang

Pemberian indeks bertujuan untuk menyederhanakan penelaahan kertas kerja oleh penyelia, memudahkan auditor berikutnya yang menggunakan kertas kerja untuk penelaahan tindak lanjut, menyederhanakan penelaahan berikutnya atas kertas kerja, meningkatkan hasil akhir yaitu laporan audit internal.

Sistem pemberian indeks sebaiknya sederhana dan fleksibel, jenis penelaahan yang berbeda akan membutuhkan pola pemberian indeks yang berbeda. Referensi silang digunakan untuk menunjukkan dari mana dokumen tersebut berasal. Referensi silang harus menunjukkan sumber informasi jika diambil dari kertas kerja lain maka harus digunakan warna yang berbeda. Hal ini tentu memakan waktu, namun memudahkan auditor pada saat analisis akhir atau vverifikasi.

kertas kerja pro forma

Anggaran dan skedul seringkali digabungkan karena auditor ingin menghemat penyajian kertas kerja. Menyadari masalah ini beberapa organisasi audit telah membuat aturan kertas kerja yang memuat informasi stnadar mengenai hal-hal apa saja yang dicakup dalam audit.

Selain itu dibuat pula format program audit yang terdiri dari dua bagian. Bagian pertama memberikan ruang untuk tujuan audit, bagian kedua menunjukkan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Lembar kerja audit berisi tiga set komentar naratif. Ketiganya diberi judul : tujuan kerja, pekerjaan yang telah dilakukan, dan kesimpulan auditor.

Lembar pro forma terpisah digunakan untuk wawancara, judul setiap lembar berisi mengenai informasi orang-orang yang di wawancarai seperti nama, jabatan, dan fungsi.  Juga berisi loaksi, tanggal, serta waktu mulai dna berakhirnya wawancara.

 

otomatisasi kertas kerja – bank nasional

Karakteristik aplikasi dalam kertas kerja :

·        Refleksi informasi, memungkinkan auditor memiliki salinan basis data dan kertas kerja yang diperbarui tanpa haris kembali ke kantor.

·        Standardisasi, kertas kerja diformat terlebih dahulu dan kertas kerja administratif diatur terlebih dahulu.

·        Kenyamanan, menghilangkan kebutuhan mencari kertas kerja secara manual menggunakan penyaring Lotus Notes.

·        Referensi dokumen, penghubung elektronik yang secara otomatis membawa auditor dari satu kertas kerja ke kertas kerja dokumen lainnya dan kembali lagi.

·        Tampilan, memungkinkan auditor dan penyelia melihat keseluruhan audit pada suatu waktu dengan memberikan tampilan basis data dokumen, kertas kerja tahun ini, kertas kerja permanen, dan format temuan.

·        Memungkinkan digunakannnya media non elektronik menjadi kertas kerja otomatis melalui alat pembaca optik.

·        Komunikasi, surat elektronik Note bisa terhubung dengan PC, LAN, dan sistem surat elektronik lainnya.

·        Menjadi alat kontrol, kertas kerja disimpan pada satua tau lebih wadah penyimpan untuk backup.

·        Integrasi aplikasi, lingkungan kertas kerja otomatis tidak berarti menghilangkan atau memodifikasi tampilan yang sudah ada.

·        Pengamanan hak akses, hanya orang-orang tertentu saja yang bisa membaca dan melakukan perubahan atas suatu kertas kerja. Selebihnya hanya bisa membaca kertas kerja saja tanpa memiliki otoritas untuk mengubahnya.

kertas kerja elektronik

Penggunaan kertas kerja elektronik membantu mengurangi kompleksitas dan meningkatkan fleksibilitas pendokumentasian. Kertas kerja yang dihasilkan sistem memungkinkan kapasitas yang lebih besar untuk menelaah dan mengubah rancangan, pengembangan yang lebih cepat saat digunakan dengan perangkat teknik audit berbantuan komputer dan rekayasa sistem berbantuan komputer.

Dengan kertas kerja elektronik bahan-bahan bisa langsung di input ke dalam komputer, dalam hal-hal terttentu materi tersebut bisa dipindahkan dari catatan klien ke kertas kerja. Halaman-halaman kertas kerja bisa secara otomatis diberi judul oleh program komputer dan program audit tersebut dapat siperbarui dan diberi referensi silang oleh auditor seiring kemajuan pekerjaan.

Akses ke kertas kerja di kontrol melalui passord, sehingga hanya pihak-pihak yang memiliki otoritas saja yang bisa membca dan mengubah isi kertas kerja. Hal ini tentu dapat mengurangi  adanya pencurian data audit oleh pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

penelaahan kertas kerja oleh penyelia

Kontrol kerja terbaik adalah pengawasan oleh penyelia yang memiliki pengetahuan lebih. Penelaahan ini harus dibuktikan pada setiap kertas kerja menggunakan nama atau inisial penyelia dan tanggal penelaahan. Saat penyelia menelaah kertas kerja, yang harus dipastikan adalah :

·        Program audit diikuti dan instruksi-instruksi khusus bagi auditor telah diikuti

·        Kertas kerja tersebut akurat dan dapat diandalkan dan memang mendukung temuan-temuan audit.

·        Kesimpulan yang dicapai memang wajar, valid dan logis.

·        Tidak ada langkah-langkah yang belum diperiksa

·        Penelaahan dengan klien telah dilakukan dan dengan memadai telah dicatat dab bahwa perselisihan telah diselesaikan.

·        Aturan-aturan departemen audit pada kertas kerja telah diikuti.

LAPORAN

·        Temuan-temuan yang dilaporkan telah diberi referensi silang dengan memadai ke dokumen pendukung.

·        Bukti yang tersedia mendukung terlaksananya audit dengan lingkup penuh.

RENCANA

·        Program audit yang memadai telah dibuat

·        Rencana pra audit telah di dokumentasikan

·        Penghilangan langkah-langkah yang diperlukan dalam program audit telah dijelaskan dengan memadai.

·        Waktu audit yang diestimasi dan yang sebenarnya telah di dokumentasikan dengan memadai.

UMUM

·        Bagan alir telah disiapkan

·        Rencana pengambilan dampel telah di dokumentasikan dengan memadai dan informatif

·        Bahan referensi disimpan untuk tujuan konstruktif

·        Temuan audit sebelumnya telah diinvestigasi

·        Pertemuan setelah audit telah di dokumentasikan

·        Data administratif telah diselesaikan

PEKERJAAN LAPANGAN

·        Setiap bagian kertas kerja diringkas setelah pekerjaan dilakukan dan temuan-temuan disusun.

·        Ringkasan dirujuk silang ke bahan-bahan pendukung yang sesuai.

·        Tujuan, lingkup dan sifat pekerjaan ditentukan dengan tepat.

·        Kesimpulan auditor diberikan

SUPERVISI

·        Semua pertanyaan telah dijawab

·        Mutu pekerjaan dinilai.

CONTOH-CONTOH KERTAS KERJA