INTERNAL AUDIT - BAB 5

PROGRAM AUDIT

PENDAHULUAN

TUJUAN

Program audit internal merupakan pedoman bagi auditor dan merupakan kesatuan dengan supervisi audit. Langkah-langkah audit dirancang untuk: mengumpulkan bahan bukti audit dan memungkinkan auditor internal mengemukakan pendapat mengenai efisiensi, keekonomian, dan efektivitas aktivitas yang akan diperiksa.

MANFAAT

Program audit yang disusun dengan baik dapat memberikan banyak manfaat, yaitu :

·        Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit, yang merupakan suatu rencana yang dapat dikomunikasikan baik kepada supervisor audit meupun kepada staf audit

·        Menjadi dasar penugasan audit

·        Menjadi sarana pengawasan, dan evvaluasi kemajuan pekerjaan audit karena memuat waktu audit yang dianggarkan

·        Memungkinkan supervisor audit dan manajer membandingkan apa yang dikerjakan dengan apa yang direncanakan.

·        Membantu melatih staf-staf yang belum berpengalaman dalam tahap-tahap pelaksanaan audit

·        Memberi ringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan

·        Membantu auditor pada audit selanjutnya

·        Mengurangi waktu supervvisi langsung yang dibutuhkan

·        Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit internal untuk mengevaluasi upaya audit yang telah dilakukan.

V

Program audit sebaiknya disiapkan segera setalah survei pendahuluan selesai dilakukan.

TANGGUNG JAWAB AUDIT

Dalam merencanakan program audit, dokumentasi yang ada harus mencakup :

·        Penetapan tujuan audit dan lingkup pekerjaan

·        Perolehan latar belakang informasi tentang aktivvitas yang akan diaudit

·        Pennetuan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan audit

·        Komunikasi dengan orang-orang yang perlu mengetahui audit yang akan dilakukan

·        Pelaksanaan, jika layak, survei lapangan untuk mengenal lebih dekat aktivitas dan kontrol yang akan diaudit, untuk mengidentifikasi hal-hal yang akan ditekankan dalam audit, untuk mengundang komentar dan saran dari klien.

·        Penulisan program audit

·        Penentuan bagaimana, kapan, dan kepada siapa hasil audit akan dikomunikasikan

·        Perolehan pengesahan rencana kerja audit

STANDAR AUDIT 2201

PRACTICE ADVISORY 2200-1

·        Tujuan aktiitas yang sedang diperiksa dan sarana yang dimiliki aktivvitas tersebut untuk mengontrol kinerjanya. ·        Risiko-risiko signifikan terhadap aktivitas, tujuan, sumber daya, dan operasi serta sarana untuk mempertahankan dampak potensial risiko pada tingkat yang dapat diterima. ·        Kecukupan dan efektivitas manajemen risiko dan sistem kontrol yang dimiliki aktivitas dibandingkan kerangka atau model kontrol yang relevan. ·        Peluang untuk melakukan perbaikan signifikan terhadap manajemen risiko dan sistem kontrol aktivitas. ·        Peluang untuk melakukan perbaikan signifikan terhadap manajemen risiko dan sistem kontrol aktivitas.

·        Mendokumentasikan prosedur-prosedur yang dijalankan auditor. ·        Menyatakan tujuan penugasan. ·        Menetapkan lingkup dan tingkat pengujian yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan penugasan ·        Mengidentifikasi aspek-aspek teknis, risiko, proses, dan transaksi yang harus diperiksa. ·        Menyatakan sifat dan luas pengujian yang dibbutuhkan. ·        Disiapkan sebelum pelaksanaan penugasan dan dimodifikasi, jika layak, selama penugasan.

 

LINGKUP AUDIT

Program audit menunjukkan lingkup pekerjaan audit. Program tersebut harus memperjelas hal-hal apa saja yang tercakup dan yang tidak tercakup di dalam audit. Tujuan utama dari sistem kontrol internal adalah untuk memastikan :

·        Keandalan dan integritas informasi

·        Ketaatan dan kebijakan, rencana, prosedur, hukum dan regulasi

·        Pengamannan aktivva

·        Penggunaan sumber daya yang ekonomis dan efisien

TUJUAN DAN PROSEDUR

Tujuan adalah sesuatu yang ingin dicapai, sedangkan prosedur adalah cara-cara tertentu yang dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut.

           

TUJUAN DAN PROSEDUR OPERASI

Tujuan operasi adalah akhir yang akan dicapai oleh manajer operasi dan karyawan-karyawannya. Auditor internal tidak mampu mengevaluasi sebuah operasi jika mereka tidak sepenuhnya memahami hal yang diharapkan untuk dicapai dari operasi tersebut. Oleh karena itu program audit harus mengidentifikasi tujuan operasi yang pencapaiannya akan di evaluasi oleh auditor.

 

TUJUAN DAN PROSEDUR AUDIT

Tujuan audit dapat bersifat umum dan juga khusus. Tujuan umum audit diupayakan tercapai dalam penugasan dan dituntun oleh lingkup audit yang diberikan manajemen dan dewan komisaris ke kepala bagian audit.

Tujuan khusus audit terkait dengan tujuan operasi. Prosedur-prosedur audit adalah teknik-teknik yang diterapkan auditor untuk meentukan apakah tujuan operasi telah dicapai.

Menyiapkan Program Audit

·        Latar belakang informasi

Latar belakang informasi yang diperoleh selama survey pendahuluan akan membantu mengarahkan cakupan audit yang akan direncanakan. Dengan operasi yang demikian luas tidak memungkinkan auditor menghabiskan waktu untuk memeriksa setiap aktivitas. Program yang efektif dan ekonomis memfokuskan pada hal-hal penting, auditor internal tidak bisa dibebankan tanggung jawab untuk mencegah kecurangan, pelanggaran atau kesalahan. Hal ini merupakan tanggung jawab manajemen. Auditor internal bertanggung jawab untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang memungkinkan terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.

·        Pembelian

Tujuan manajemen operasi yang umum adalah mendapatkan barang atau jasa yang tepat : dengan harga yang tepat, dengan waktu yang tepat, dengan kuantitas yang tepat, dengan kualitas yang tepat, dan dari pemasok yang tepat. Dalam setiap audit operasi, auditor internal harus memiliki lebih dari enam tujuan operasi yang diterapkan dalam fungsi pembelian untuk memastikan bahwa aktivitas dan departemen dikelola dengan baik. Risiko-risiko administrasi yang ditentukan dalam pendahuluan adalah :

§  Bagan organisasi departemen pembelian tidak disiapkan

§  Kurangnya arahan yang mencangkup wewenang dan tanggung jawab departemen pembelian

§  Kurangnya petunjuk operasi departemen pembelian

§  Tidak ada prosedur yang mengatur wewenang untuk menandatangani  penerimaan barang dan jas

·        Pemasaran

Beberapa tujuan penting organisasi pemasaran adalah menentukan potensi pasar untuk barang dan jasa organisasi (riset pasar), menyebarkan informasi, mengembangkan perilaku yang ramah pelanggan, dan mendorong tindakan yang bermanfaat bagi organisasi (periklanan), dan mendorong distributor memberikan perhatian lebih ke penjualan produk organisasi dan membujuk pelanggan membeli produk tersebut (promosi penjualan).

·        Audit yang Komprehensif

Audit pertama kali akan menyiapkan operasi untuk semua aktivitas baik yang beresiko tinggi atau tidak atau auditor ingin mendokumentasikan keseluruhan sistem untuk menentukan kesesuaianya dengan kontrol akuntansi internal dari U.S. Forensign Corrupt Practices Act 1977 atau aturan lain yang ditetapkan.

·        Program Proforma

Program proforma sangat penting dan berguna jika audit akan dilaksanakan oleh auditor yang kurang berpengalaman yang pekerjaannya harus diawasi. Program tersebut juga bermanfaat jika:

§  Jenis audit yang sama akan dilakukan disejumlah lokasi yang berbeda

§  Informasi yang bisa dibandingkan diperlukan untuk setiap lokasi.

§  Laporan serupa atau laporan konsolidasi akan dikeluarkan

§  Operasi yang diaudit relatif serupa.

·        Ambiguitas

Informasi yang tepat akan menghasilkan informasi audit yang tepat. Dalam menyusun program audit harus dihindari sifat ambiguitas yaitu timbulnya respon yang berbeda dari auditor berbeda. Untuk menghindarinya maka program audit harus berisi langkah-langkah khusus sehingga auditor akan langsung memahami langkah-langkah program tanpa membutuhkan instruksi lanjutan. Ambiguitas akan berkurang bila aktivitas audit internal menerapkan makna seragam untuk berbagai istilah yang digunakan dalam program audit. Misal : menganalisa, mengecek, mengonfirmasi, mengevaluasi, memerikas, menginspeksi, menginvestigasi, menelaah, memeriksa cepat, membuktikan, menguji, memferivikasi.

·        Hubungan program dengan laporan audit akhir

Laporan audit akhir bisa mulai dipikirkan sejak tahap penyusunan program audit. Beberapa malah membuat kerangka laporan standar dalam bentuk ringkas untuk menunjukkan hal-hal yang akan dicakup dalam laporan akhir. Beberapa auditor internal merasa efisien bila bagian-bagian ditulis sesuai kemajuan audit. Dalam penugasan audit berskala besar laporan kemajuan memberikan informasi bagi klien dan membuat penyusunan laporan audit akhir lebih mudah.

·        Mekanisme Program

Program audit harus mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap segmen audit. Estimasi ini merupakan estimasi awal, tetapi membantu penanggung jawab audit dan supervisor audit mengontrol dan menelaah kemajuan kerja. Estimasi juga membantu menentukan berapa staf yang harus ditugaskan untuk audit guna menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang wajar. Dalam praktiknya, audit terus berkembang sejak program awal. Program audit seharusnya diperbaharui sesuai kemajuan audit. Setiap perubahan signifikan harus ditulis beserta alasannya dan perubahannya harus disetujui pada tingkat wewenang yang menyetujui program awal. Program audit harus mendokumentasikan kemajuan pekerjaan audit. Setiap langkah audit yang direncanakan harus memiliki referensi kertas kerja agar terlihat mana pekerjaan yang sudah dan belum dikerjakan. Hal ini juga membantu auditor menghindari tidak dilakukannya langkah-langkah tertentu secara tidak sengaja. Jila suatu prosedur dihilangkan, alasannya harus diberikan.

·        Pedoman Menyiapkan Program Audit

Pedoman penyiapan program audit akan mempertimbangkan hasil-hasil dari langkah-langkah yang dilakukan selama survey sebagai berikut :

Pedoman

Alasan

·        Telaah laporan, program audit dan kertaskerja, serta dokumen-dokumen lainnyadari audit terdahulu, dan buat daftar masalah-masalah yang membutuhkantindakan perbaikan ·        Lakukan survei pendahulu ·        Telaah kebijakan dan prosedur fungsi yang diaudit, manual operasinya, bagan orginisasi, bagan wewenang, tujuan dan sasaran jangka panjang dan jangka pendek ·        Telaah literatur terbaru dibidang audit internal tentang masalah yang diaudit ·        Siapkan bagan alir operasi-operasi kunci dari fungsi yang diaudit ·        Telaah standar kinerja yang telah ditetapkan oleh manajemen, dan jika mungkin bandingkan dengan standar industri ·         Tanya jawab dengan klien dan diskusikan lingkup audit dan tujuan yang ingin dicapai auditor ·        Siapkan anggaran yang merinci sumber daya yang dibutuhkanuntuk menyelesaikan penugasan audit ·        Wawancara dengan karyawan kunci yang memiliki keterkaitan dengan fungsi audit ·        Data semua risiko material yang harus dipertimbangkan ·        Untuk setiap risiko yang diidentifikasi, tentukan kontrol yang diterapkan dan apakah sudah mencukupi ·        Tentukan subtansi masalah-maslah utama dan peluang-peluang yang ada.

·        Untuk mendapatkan latar belakang yang menentukan apakah hasi;-jasil penelahan sebelumnya untuk memutuskan lingkup audit sekarang dengan lebih baik  ·        Untuk mmenentukan tujuan aktivitas yang akan diperiksa, risiko-risiko aktual atau potensial, dan sistem kontrol yang ada ·        Untuk menentukan hal bias yang diukur dan dinilai, dan apakah fungsi tersebut beroperasi sesuai keinginan manajeman ·        Untuk mendapatkan informasi terbaru tentang teknik-teknik audit untuk aktifitas yang diperiksa ·        Untuk mengidentifikasi kelemahan kontrol dan mendapatkan analisis visual aliran transaksi ·        Untuk memperoleh tolak ukur dalam mengukur dan mengevaluasi efisiensi dan efektifitas operasi dan menentukan pencapaian terhadap standar yang wajar ·        Untuk mendapatkan kesepakatan dari klaien dan untuk menghindari salah paham mengenai tujuan dan lingkup audit ·        Untuk membuat estimasi jumlah auditor dan waktu yang dibutuhkan guna memastikan efisiensi proses audit ·        Untuk mememahami operasi dan efisiensi serta efektifitas operasi dan mengidentifikasi masalah-masalah dalam kerja sama dan koordinasi ·        Untuk memastikan bahwa masalah-masalah rawan telah diketahui dan mendapatkan perhatian layak ·        Untuk mengetahui apakah kontrol yang ada bisa mengurangi atau menghilangkan risiko-risiko yang diidentifikasi ·        Untuk mengidentifikasi kesulitan-kesulitan utama dan menetukan penyebab serta perbaikan yang mungkin dilakukan

·         Kriteria-kriteria Program Audit Program audit

sebaiknya mengikuti kriteria tertentu untuk mencapai tujuan departemen audit internal. Misalnya :

·        Tujuan operasi yang diperiksa harus dinyatakan dengan jelas dan disetujui klien.

·        Program harus sesuai dengan penugasan audit kecuali bila ada alasan yang mengharuskan sebaliknya.

·        Setiap langkah kerja yang diprogramkan harus memiliki alasan, yaitu operasi dan kontrol yang akan diuji.

·        Langkah-langkah kerja harus mencakup instruksi-instruksi positif, tidak dinyatakan dalam bentuk pertanyaan. Pernyataan umum, yang membutuhkan jawaban ya atau tidak, tidak menghasilkan audit yang efektif. Sebagai langkah praktis, auditor berpengalaman akan mencatat pertanyaan seperti ini untuk memasitkan bahwa mereka sudah memerhatikan aspek-aspek operasi yang penting. Namun langkah-langkah kerja yang akan menuntun pada opini yang objektif dan tidak bias sebaiknya dalam bentuk kalimat positif.

·        Program audit harus menunjukkan prioritas relatif dari langkah-langkah kerja. Bagian yang lebih penting dalam program audit akan diselesaikan dalam waktu dan batas lain yang ditentukan.

·        Program audit sebaiknya bersifat fleksibel dan memungkinkan munculnya inisiatif dan pertimbangan yang wajar untuk menyimpang dari prosedur yang sudah ditetapkan atau untuk memperluas cakupan kerja. Tetapi supervisor audit harus diinformasikan segera.

·        Program audit jangan dipisahkan dengan bahan-bahan dari sumber yang tersedia bagi staf. Beri rujukan bila memungkinkan.

·        Informasi yang tidak perlu harus dihindari. Masukkan hal-hal yang diperlukan saja untuk melakukan audit. Rincian yang berlebihan akan menghabiskan waktu orang yang menyusun program dan yang membacanya.

·        Program audit harus memuat bukti persetujuan supervisor sebelum dilakukan.Perubahan signifikan juga harus disetujui terlebih dahulu.

·        Jika menejemen klien meminta auditor melakukan pengujian tertentu, hal ini harus tercakup dalam program audit jika dimungkinkan dalam anggaran audit(anggaran harus dimodifikasi bila perlu)