INTERNAL AUDIT - BAB 6

PROSES DAN TUJUAN PEKERJAAN LAPANGAN

PROSES PEKERJAAN LAPANGAN

Merupakan proses untuk mendapatkan keyakinan secara sistematis dengan mengumpulkan bahan bukti secara objektif mengenai operasi entitas, mengevvaluasinya dan melihat apakah operasi tersebut memenuhi standar. Proses sistematis menunjukkan bahwa prosedur sudah disiapkan ternecana agar dapat mencapai tujuan audit yang sebenarnya. Sedangkan persyaratan profesional berarti kekebasan penuh dari segala bias yang akan mempengaruhi pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti.

TUJUAN PEKERJAAN LAPANGAN

Tujuan pekerjaan lapangan adalah untuk membantu memberi keyakinan dengan melaksanakan prosedur-prosedur audit yang ada di program audit sesuai tujuan audit yang ingin dicapai. Unit-unit pengukuran dari kuantifikasi elemen-elemen terpisah yang diterapkan pada operasi tersebut.

STRATEGI PEKERJAAN LAPANGAN

Bagian pekerjaan strategis :

·        Kebutuhan pegawai

Sebelum melakukan pekerjaan lapangan, sebaiknya direncanakan pula berapa banyak staf yang akan dibutuhkan untuk mengerjakan pekerjaan lapangan. Perlu diperhatikan juga jumlah serta kualifikasi berupa keahlian, pengalaman, dan sisplin ilmu yang dimiliki untuk melakukan audit.

·        Kebutuhan sumber daya dari luar

Jika staf audit yang ada tidak memiliki keahlian khusus, maka harus melibatkan pihak luar dengan keahlian khusus yang dibutuhkan. Misalnya staf ahli i bidang psikologi, kesehatan, sosial, dan lain-lain. Namun dalam melibatkan pihak luar ini harus tetap diperhitungkan estimasi seberapa besar anggaran yang dibutuhkan, serta seberapa pentingnya pihak luar ini terlibat dalam proses audit.

·        Pengorganisasian staf audit

Selain staf audit yang berkompeten, dibutuhkan pula pengorganisasian yang baik di dalamnya. Misalnya dengan membagi tugas sesuai dengan bidang ilmu dan kompetensi staf audit. Dengan adanya pembagian tugas seperti ini, maka diharapkan audit yang dilakukan akan tepat sasaran.

·        Wewenang dan tanggung jawab

Karena dalam suatu proses audit melibatkan banyak staf, maka diperlukan suatu koordinasi berupa struktur komando dari timaudit. Dengan begitu maka akan terjadi otorisasi dalam setiap lini dan staf dalam tim audit.

·        Struktur pekerjaan lapangan

Pada bagian ini, irut-urutan program audit direncanakan. Aktivitas yang saling berurutan dan saling berhubungan direncanakan, untukk meyakinkan bahwa terdapat susunan alur kerja. Aktivitas ini diidentifikasi dalam diagram dengan simbol-simbol ayng saling berhubungan untuk menunjukkan adanya tahapan.

·        Waktu pelaksanaan pekerjaan lapangan

Karena aktivitas yang dilakukan bersamaan dengan aktivitas lainnya, maka diperlukan teknik PERT untuk mencapai estimasi tahap-tahap kerja dan waktu keseluruhan. Estimasi waktu harus mencakup aspek administratif, estimasi untuk kegiatan non operasi, dan pendokumentasian serta penulisan draft laporan audit yang berisi hail-hasil pekerjaan lapangan.

·        Metode pekerjaan lapangan

Ada enam metode yang dapat digunakan, yaitu : observasi, konfirmasi, verifikasi, investigasi, analisis, dan evaluasi. Penting bagi auditor untuk memilih metode mana yang sesuai untuk digunakan, serta penting juga untuk menyiapkan kelengkapan dalam menggunaka metode yang dipilih.

·        Metode pendokumentasian

Bagian ini melibatkan akumulasi bahan bukti dan penyiapan kertas kerja . bagiana ini membutuhkan antisipasi hasil-hasil metode pekerjaan lapangan dan juga penggunaan akhir dari audit.

·        Penyiapan laporan

Struktur laporan sering kali dirancang pada proses awal audit. Struktur makro dari laporan harus direncanakan. Hal ini merupakan tahapan penyajian temuan audit dan kerangka kasar dari bagian-bagian laporan. Juga struktur mikro laporan atau metode pengujian.

·        Rencana kontijensi

Rencana ini disusun untuk menghadapi situasi ketika audit tidak berjalan sesuai dengan rencana. Kontijensi harus diantisipasi dan kerangka harus disiapkan untuk situasi-situasi seperti :

o   Kekurangan staf

o   Tidak ada bahan yang bisa di audit

o   Indikasi bahwa kondisi proyek tidak material

o   Indikasi mendadak tentang adanya kecurangan atau kejahatan

o   Halangan yang material dari klien

o   Kerusakan komputer atau maslah perngkat lunak

o   Campur tangan manajemen puncak

o   Penarikan sumber say aaudit

o   Kemajuan pekerjaan yang mungkin akan melebihi anggaran

 

 

 

 

TIM AUDIT DAN PENGARAHAN MANDIRI

Tim dengan pengarahan mandiri terpisah dari bentuk manajemen tradisional yang gemuk. Tim tersebut merupakan sebuah unit operasional yang umumnya terdiri dari staf ahli dalam berbagai bidang audit, dan memiliki kepemimpinan serta rotasi atau dasar-dasar lainnya. Dengan adanya Tim ini, maka diharapkan akan ada evaluasi terhadap kualitas audit internal. Serta adanya resolusi mengenai tujuan-tujuan dasar organisasi, independensi, pekerjaan audit yang tidak bagus, dan pengambilan keputusan yang tidak memadai.

AUDIT BERHENTI-KEMUDIAN LANJUT

Salah satu strategi yang digunakan untuk meningkatkan kuantitas audit adalah dengan menggunakan teknik “Audit berhenti-kemudian lanjut”. Teknik ini dapat meningkatkan jumlah aktivitas audit internal dalam waktu tempo yang sama, serta membantu menghilangkan audit dengan pengembalian yang rendah yang melewati proses penyaringan awal. Konsep dasarnya yaitu dengan mennghentikan audit selama survei pendahuluan, atau pada waktu lainnya. Jika tidak ada indikasi adanya risiko yang substanstial, atau tidak ada temuan penyimpangan yang potensial.

Komite Audit dari Dewan Komisaris di Edison diperkenalkan dengan teknik ini dan kemudian meneraokannya karena audit ini :

·        Memaksa tujuan aktivitas audit untuk memusatkan sumbber dayanya pada hal-hal berisiko tinggi dan aktivitas aktivitas dari perusahaan dan memberikan Komite Audit keyakinan bahwa lebih banyak upaya audit yang dihabiskan pada hal-hal tersebut daripada pada bidang-bidang berisiko rendah.

·        Memungkinkan fleksibilitas auditor untuk melakukan teknik ini, guna mengurangi atau meningkatkan lingkup audit, dan memotivvasi auditor untuk fokus pada aktivitas-aktivitas perusahaan yang akan menghasilkan temuan-temuan yang paling bermanfaat dan bernilai tinggi bagi organisasi

·        Meningkatkan jumlah audit di atas cakupan audit minimum, karena auditor melakukkan lebih banyak audit dengan jangka waktu yang lebih pendek setiap tahun.

CONTROL SELF ASSESSMENT

Control self-assessment merupakan salah satu inovasi yang baru. Konsep ini diwujudkan dalam bentuk partisipasi klien terhadap kontrol internal. Hal ini merupakan pengembangan dari COSO mengenai kontrol internal. Metode yang digunakan adalah mengembangakan semacam pertemuan yang dilakukan staf audit, tetapi terdiri dari karyawan klien yang akan mengevaluasi dan mengukur aspek-aspek lunak dari kontrol internal.

Selama pertemuan tersebut terdapat diskusi tentang tujuan utama yang diberikan unit usaha klien dan tentang tujuan pendukung. Juga didiskusikan kesuksesan kontrol, hambatan-hambatan, dan rekomendasi. Hasil-hasil dari tahap audit ini bisa menjadi bagian laporan audit yang dijadwalkan atau bisa juga dilaporkan terpisah. Tahap pelaporan ini sering kali dilakukan menggunakan grafik-grafik yang berhubungan dengan tujuan utama dan tujuan dasar.

                                                                                                                                     

BAGIAN-BAGIAN PEKERJAAN LAPANGAN

TUJUAN-TUJUAN AUDIT

AUDIT SMART

Konsep SMART dikembangkan oleh audit pada Carolina Power and Light, singkatan dari Selective Monitoring and Assessment of Risks and Trends. Metode ini merupakan gabungan penentuan risiko dan audit analitis. Metode ini menggunakan indikator-indikator kunci sebagai elemen dasar dari proses audit. Terdapat empat tahap yaitu :

·        Pemilihan bidang-bidang kunci untuk pengawasan dan penetuan

·        Pengembangan indikator- indikator kunci untuk pengawasan dan penentuan

·        Implementasi

·        Pemeliharaan teknik-teknik audit SMART

Pemilihan bidang-bidang kunci untuk pengawasan didasarkan pada kriteria-kriteria berikut ini :

·        Risiko yang dihadapi organisasi

·        Lingkungan kontrol

·        Perubahan atau inisiatif baru

·        Bidang-bidang masalah yang diketahui

·        Kemampuan menggunakan teknik audit berbantuan komputer secara efektif dari segi biaya

·        Mutu informasi

·        Likuiditas aset

·        Kontrak-kontrak utama

·        Manajemen

·        Pengawasan aktivitas oleh yang lain

Indikator-indikator kunci :

·        Oenuh makna

·        Tepat waktu

·        Sensitivitas

·        Keandalan

·        Dapat diukur

·        Praktis

Pemeliharaan teknik-teknikaudit SMART mencakup :

·        Penugasan aktivitas-aktivitas audit SMART ke masing-masing anggota tim

·        Mengupayakan pendokumentasian yang layak dan penyimpanan tersentralisasi

·        Evaluasi periodik atas aktivitas audit

·        Pertimbangan penggunaannya selama proses perencanaan audit tahunan

Carolina Power and Light mengemukakan hasil dari inovasi ini berupa efektivitas biaya yang mendukung proses audit internal tradisional. Berikut ini manfaat-manfaat utamanya :

·        Meningkatkan penggunaan metode-metode audit terbatas

·        Meningkatkan upaya audit

·        Memperbanyak audit yang efektif

·        Identifikasi masalah secara tepat waktu

·        Meningkatkan deteksi kecurangan

·        Meningkatkan perencanaan audit tahunan

 

PENGEMBANGAN STANDAR

Auditor internal semakin lama semakin dalam masuk ke dalam arus operasi. Juga, mereka mulai mengevaluasi fungsi-fungsi manajemen yang belum memiliki standar. Standar harus sesuai dengan tujuan-tujuan operasi yang diperiksa, untuk hal-hal yang bersifat teknis standar harus divalidasi oleh seorang ahli yang secara teknis memiliki kompetensi sebelum diterima manajemen klien.

Bila tidak ada standar maka auditor yang akan membuatnya. Kemudian untuk memperoleh keyakinan yang memadai bahwa standar tersebut wajar dan relevan, mereka meminta wakil lokal dari Dewan Keamanan Nasional untuk menelaah standar tersebut. Standar yang sudah di validasi kemudian dibahas dengan manajemen klien dan diterima. Auditor kemudian bisa dengan yakin menggunakan standar tersebut untuk dibandingkan dengan pengukuran mereka.

Penggunaan Tolok Ukur

Tolok ukur adalah pemilihan praktik-praktik terbaik yang dilakukan oleh organisasi-organisasi lainnya atau oleh bagian-bagian organisasi itu sendiri yang dimaksudkan untuk membawa pencapaian tujuan. Pengembangan tolok ukur biasanya merupakan hasil dari proses belajar. Arthur Andersen melakukan studi Praktik-praktik Global Terbaik (Globat Best Practices) yang mengidentifikasi empat tahap yang tepat untuk menentukan aktivitas-aktivitas yang akan meningkatkan upaya organisasi.Yaitu: Analisis proses-proses audit, Merencanakan studi, Laksanakan studi, Dapatkan pemahaman.

Penggunaan tolok ukur adalah proses audit yang diterapkan pada disiplin ilmu audit internal secara utuh untuk mengidentifikasi metode-metode yang inovatif dan produktif dan akan menghasilkan operasi audit internal yang lebih efisien. Penggunaan tolok ukur dapat digunakan untuk meningkatkan semua tingkatan fungsi audit internal.

Evaluasi

Evaluasi didefinisikan untuk mencapai pertimbangan yang benar secara matematis, dan untuk menyatakan pertimbangan tersebut dalam hal apa yang diketahui. Evaluasi jarang digunakan untuk menentukan nilai moneter, tetapi lebih pada menemukan hal-hal sejenis dalam istilah-istilah yang lebih dikenal seperti: ketepatan waktu pemprosesan faktur, atau akurasi matematisnya, atau akurasi dalam pemeriksaan penerimaan. Namun, evaluasi melibatkan lebih dari sekadar perbandingan ukuran dengan standar. Hal ini membutuhkan pertimbangan baik pada standar maupun pada hasil-hasil perbandingan. Hal ini juga membutuhkan penerapan konsep yang kongruen dalam standar dan proses pengukuran.

Aspek-aspek Operasi

Pengukuran yang dilakukan auditor internal biasanya akan diarahkan ke tiga aspek penting organisasi, yaitu kualitas mengklarifikasi pesanan pembelian, biaya menentukan daftar para pemasok yang memberi penawaran telah disetujui oleh penyedia pembelian, dan jadwa Menentukan apakah tanggal pesanan pembeli dan apakah tanggal sesuai dengan permintaan.

Pengujian

·        Tujuan umum pengujian

Bagi auditor internal, pengujian berarti pengukuran hal-hal yang representatif dan perbandingan hasilnya dengan standar atau kriteria yang ditetapkan. Tujuannya adalah untuk memberi auditor dasar bagi pembentukan opini audit. Pengujian audit biasanya mencakup evaluasi transaksi, catatan, aktivitas, fungsi, dan asersi dengan memeriksa semua atau sebagiannya. Teknik audit berbantuan komputer dalam kondisi-kondisi tertentu dapat menguji keseluruhan populasi. Perangkat lunak tersebut melakukan pengujian dan pengecualian berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya guna pemeriksaan audit.

·        Tujuan Khusus Pengujian

Tujuan khusus proses pengujian adalah untuk menentukan: Validitas, yaitu kelayakan, keaslian, kewajaran.  Akurasi, yaitu kuantitas, kualitas- klasifikasi. Ketaatan dengan prosedur, regulasi, hukum yang berlaku, dan lain-lain. Kompetensi kontrol, yaitu tingkat kenetralan risiko.

·        Merencanakan Pengujian

Rencana tersebut harus diformalkan dengan dokumentasi dan harus mencakup:

·        Pendefinisian tujuan pengujian.

·        Pengidentifikasian jenis pengujian untuk mencapai suatu tujuan.

·        Pengidentifikasian kebutuhan pegawai yang mencakup: keahlian dan disiplin ilmu yang dimiliki, kualifikasi pengalaman, dan jumlah.

·        Penentuan urutan proses pengujian.

·        Pendefinisian standar atau kriteria.

·        Pendefinisian populasi pengujian.

·        Keputusan metodologi pengambilan sampel yang akan dilakukan.

·        Pemeriksaan transaksi atau proses terpilih.

·        Pendefinisian Standar Kinerja atau Kriteria dan Populasi Pengujian

Standar kinerja atau kriteria bisa berbentuk eksplisit dan implisit. Berbentuk eksplisit bila dinyatakan secara jelas dalam arahan, instruksi pekerjaan, spesifikasi, atau hukum. Standar bersifat implisit bila manajemen mungkin telah menetapkan tujuan dan sasaran, atau sedang    mengupayakan penetapannya, tetapi tidak menyatakan secara eksplisit bagaimana mencapainya. Pendefinisian Populasi Pengujian yang akan diuji harus dipertimbangkan sesuai tujuan audit. Jika tujuannya adalah opini atas transaksi yang terjadi sejak audit terakhir, total transaksi mencerminka populasi. Jika tujuannya adalah memberi opini atas kecukupan, efektivitas, dan efisiensisistem kontrol yang diterapkan saat ini, populasinya mungkin lebih terbatas.

·        Metodologi Pengambilan Sampel yang Akan Dilakukan

Pemilihan sampel harus mengikuti rencana yang paling sesuai dengan tujuan audit:baik melalui pertimbangan maupun menggunakan metode statistik. Pemilihan yang palingandal dilakukan berdasarkan daftar yang terpisah dari catatan transaksi itu sendiri.

Teknik-teknik Pemeriksaan Transaksi-transaksi atau Proses-prosesTerpilih

·        Mengamati. Mengamati berarti melihat, memerhatikan, tidak melewatkan hal-hal yang dianggap  penting. Hal ini mengimplikasikan diterapkannya pandangan yang berhati-hati dan berpengetahuan pada orang, fasilitas, proses, dan barang-barang. Halini juga berarti pemeriksaan visual  yang memiliki tujuan, memiliki nuansa perbandingan dengan standar, dan suatu pandangan yang evaluatif.

·        Mengajukan pertanyaan. Mengajukan pertanyaan mungkin rnerupakan teknik yang paling pervasif bagi auditor yang menelaah operasi. Pertanyaan diajukan selama auditdan bisa secara lisan ataupun tertulis.

·        Menganalisis, berarti memeriksa secara rinci. Artinya kita memecah entitas yang kompleks ke dalam bagian-bagian kecil untuk menentukan karakteristiknya yang sebenarnya. Istilah ini juga berarti melihat lebih dalam beberapa fungsi, aktivitas, atau sekelompok transaksi dan menetukan hubungannya masing- masing.

·        Memverifikasi, berarti mengonfirmasi kebenaran, akurasi, keaslian, atau validitas sesuatu. Cara ini paling sering digunakan untuk mendapatkan kebenaran fakta ataurincian   dalam   suatu akun atau laporan. Hal ini mengimplikasikan upaya yang disengaja untuk menentukan akurasi atau validitas beberapa laporan atau tulisan dengan mengujinya, seperti membandingkannya dengan fakta yang diketahui, dengan data asli, atau dengan suatu standar.

·        Menginvestigasi, merupakan istilah yang secara umum diterapkan pada pelaksanaan tanya jawab untuk menemukan fakta-fakta yang tersembunyi dan mencari kebenaran. Hal ini mengimplikasikan penelusuran informasi yang sistematis yang diharapkanauditor bisa ditemukan atau perlu diketahui. Cara ini mencakup, tapi tidak terbatas pada, penyidikan investigasi yang menyelidiki lebih dalam dan ekstensif dengan maksud mendeteksi kesalahan.

·        Mengevaluasi. Mengevaluasi berhubungan dengan melibatkan estimasi nilai. Dalam audit, hal ini berarti menuju suatu pertimbangan. Artinya menimbang apa yang telahdianalisis   dan menentukan kecukupan, efisiensi, dan efektivitasnya. Hal ini merupakan langkah yang berada di antara analisis dan verifikasi di satu sisi dan opin audit di sisi yang lain. Hal ini mencerminkan kesimpulan yang dihasilkan auditor berdasarkan fakta-fakta yang telah dikumpulkan