INTERNAL AUDIT - BAB 7

PENERAPAN TEKNIK-TEKNIK AUDIT

TEKNIK AUDIT

               Teknik-teknik audit seperti melakukan pengamatan, mengajukan pertanyaan, menganalisis, melakukan verifikasi, menginvestigasi dan mengevaluasi diterapkan pada berbagai kondisi. Teknik-teknik tersebut dapat digunakan terpisah maupun bersamaan atau gabungan. Kebanyakan penugasan audit akan dilakukan dalam satu dari empat bentuk, yaitu : audit fungsional, audit organisasional, studi manajemen, serta audit atas program.

AUDIT FUNGSIONAL

               Audit fungsional adalah audit yang mengikuti proses dari awal hingga akhir serta melintasi lini organisasi. Audit ini cenderung menitikberatkan pada operasi dan proses dibandingkan pada administrasi dan personel yang ada di dalam organisasi. Audit fungsional memiliki tingkat kesulitan lebih tinggi dibanding jenis audit lainnya, hal ini dikarenakan audit fungsional mencakup semua aspek yang ada di perusahaan. Adapun manfaat audit fungsional bagi manajemen adalah : berbagai pandangan bisa diidentifikasi, kemcetan bisa ditemukan, tujuan-tujuan yang berbeda bisa direkonsiliasi, duplikasi dapat diketahui, serta akuntabilitas dapat didefinisikan.

               Dalam melaksanakan fungsinya sebagai auditor internal, auditor harus bertindak sebagai pihak yang generalis dan bukan spesialis, sehingga diharapkan auditor mampu menghadapi berbagai lini organisasi. Oleh karena itu manajemen senior mengharapkan auditor, dalam semua penugasannya, memiliki karakteristik :

·        Menguasai teknik-teknik audit internal.

·        Mampu menetapkab sumber-sumber informasi faktual.

·        Memiliki kapasitas untuk secara mendalam menganalisis informasi yang diterima.

·        Memiliki kemampuan untuk membuat rekomendasi berdasarkan bukti-bukti yang kuat.

·         Memiliki sifat bersungguh-sungguh, penuh integritas, dan rendah hati dalam melakukan semua penugasan audit.

 

AUDIT ORGANISASIONAL

Dalam audit organisasional yang diperhatikan tidak hanya aktivvitas dalam organisasi saja, tetapi juga kontrol administratif yang digunakan untuk memastikan bahwa aktivvitas tersebut berjalan dengan lancar. Dalam melaksanakan audit organisasional, maka auditor harus memastikan bahwa prinsip kontrol manajemen sudah diterapkan.

Hal-hal yang harus dipahami auditor internal dalam melakukan audit organisasional adalah :

·        Mengetahui gambaran yang lengkap mengenai perusahaan misalnya struktur organisasi, untuk mengetahui alur kewenangan di dalam perusahaan.

·        Mengetahui prinsip-prinsip perencanaan, yaitu harus mengetahui tentang penetapan tujuan, prosedur, kebijakan, pengevalluasian rencana, dan lain-lain.

·        Mengetahui prinsip-prinsip pengarahan, yaitu kepemimpinan, motivvasi, dan komunikasi.

·        Menelaah produktivitas, yaitu efisiensi dan efektivitas penggunaan sumber daya yang dipercayakan kepada manajer. Untuk menilai produktivitas, maka auditor internal harus mempelajari tujuan dari produktivitas organisasi. Caranya yaitu dengan :

o   Mengidentifikasi tujuan produktivitas

o   Menetapkan tujuan atau sasaran-sasaran kkuantitatif untuk dapt mengukur produktivitas secara objektif.

o   Merancang pengukuran yang sesuai dan memutuskan informasi yang dibutuhkan.

STUDI DAN KONSULTASI MANAJEMEN

Audit fungsional dan organisasional membentuk kerangka kerja program audit jangka panjang.  Setiap jenis audit umumnya akan diulang pada jangka waktu tertentu. Setiap organisasi membutuhkan konsultasn luar untuk melakukan studi manajemen, membuat evaluasi, dan menawarkan rekomendasi untuk memperbaiki masalah organisasi.

Standar Implementasi 2010.C1 menyatakan bahwa :

               “Kepala bagian audit harus mempertimbangkan diterimanya penugasan konsultasi yang                diusulkan berdasarkan potensi yang ada dalam penugasan untuk meningkatkan pengelolaan        risiko, menambah nilai, dan meningkatkan potensi organisasi ..”

Setiap bulan manajer audit bisa memberikan laporan kemajuan ke manajemen eksekutif mengenai status studi tersebut. Laporan tersebut bisa berisi :

·        Identifikasi studi manajemen yang sedang dilakukan

·        Ringkassan sejumlah memorandum studi manajemen yang dikeluarkan dan statusnya

·        Identifikasi masalah-masalah yang lebih penting

·        Diskusi secara umum mengenai pekerjaan

·        Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan studi.

AUDIT ATAS PROGRAM

Program merupakan istilah umum yang mencakup setiap upaya yang didanai yang seiring dengan aktivitas organisasi yang sedang berlangsung. Tujuan dari audit atas program ini adalah untuk memberikan informasi kepada manajemen mengenai biaya, pelaksanaan, hasil-hasil program, serta membuat evaluasi yang informatif dan objektif.

Pada intinya dalam audit atas program ini ada tiga hal yang ingin dicapai yaitu :

·        Apa yang dicapai ?

·        Apakah program tersebut berhasil ?

·        Apakah terdapat sistem yang memadai untuk memastikan keberhasilan di masa mendatang?

Sedangkan dalam sektor publik, auditor internal akan memperhatikan hal-hal berikut :

·        Keluaran, yaitu mengenai jasa yang diberikan, produk yang dihasilkan, serta bantuan yang diberikan.

·        Manfaat atau hasil, manfaat mencerminkan dampak dari keluaran

·        Dampak, adalah efek dari suatu program terhadap suatu komunitas, masyarakat, atau dunia.

Tujuan, sasaran dan standar harusdiidentifikasi spesifik dalam penelaahan program. Hal ini akan mudah diidentifikasi apabila :

·        Manajemen, dewan komisaris, atau badan pembuat undang-undang tidak dengan jelas mendefinisikan tujuannya.

·        Tujuan-tujuan saling tumpang tindih.

·        Orang yang bertanggungjawab untuk mencapai tujuan, standar, dan sasaran tidak benar-benar memahaminya.

·        Maksud ynag tampak dari manajemen, dewan komisaris, atau badan pembuat undang-undang tidak diikuti.

·        Tujuan program yang sebenarnya tidak diidentifikasi atau telah berubah meskipun tujuan yang dinyatakan tetap sama.

AUDIT KONTRAK

Kontrak konstruksi atau operasi seringkali melibatkan uang dalam jumlah besar, kontrak konstruksi biasanya bukan merupakan bagian dari bisnis rutin organisasi. Kontrak dapat memberikan jasa atau operasi terprogram. Kontrak pada umumnya terbagu menjadi tiga yaitu : biaya sekaligus, biaya tambahan, dan harga per unit.

JENIS RISIKO KONTRAK
BIAYA SEKALIGUS	BIAYA TAMBAHAN	HARGA PER UNIT
·        Persaingan yang tidak memadai ·        Perlindungan asuransi dan utang yang tidak memadai ·        Perubahan spesifikasi atau harga ·        Otorisasi atas pekerjaan ekstra dan revvisi pekerjaan	·        Biaya-biaya overheada juga ditagih secara langsung ·        Duplikasi usaha atau biaya kantor pusat dan kantor cabang ·        Praktik kerja yang tidak bagus ·        Kualitas yang buruk	·        Pembayaran berkala yang berlebihan ·        Harga yang tidak berkaitan dengan biaya ·        Catatan lapangan yang ridak akurat ·        Perluasan harga per unit yang tidak akurat.

AUDIT TERINTEGRASI

Akhir-akhir ini audit integrasi dianggap sebagai bagian utama dari fungsi audit internal. Konsep integrasi bisa meluas dan mencakup aspek-aspek seperti menyediakan audit yang berlaku sebagai :

·        Audit berkelanjutan atas elemen-elemen neraca dan operasiional dalam audit kinerja

·        Pelaksanaan audit atas tahap vvarian dari operasi klien yang biasanya diaudit secara terpisah

·        Sebuah latihan dalam ausit partisipatif dimana klien membantu perencanaan audit dan berpartisipasi dengan staf dalam pelaksanaan audit.

·        Sebuah audit yang sebenarnya menggabungkan berbagai tahap audit internal seperti audit keuangan, kinerja, dan sistem informasi

Jelasnya tingkat integrasi tergantung pada :

·        Ukuran staf audir

·        Kompetensi yang dimiliki staf audit

·        Filosofi audit yang dipegang manajemen organisasi dan organisasi audit

·        Tingkat aktivitas teknologi klien dan organisasi audit

·        Biaya manfaat dari pengoperasian audit semacam itu

Konsultan

Konsultan teknis dibutuhkan untuk mengklarifikasi hal-hal teknis atau yang diketahui orang-orang tertentu saja, mengarahkan pemeriksaan ke bidang-bidang tertentu, dan melindungi auditor dari informasi yang tidak akurat atau dari pernyataan sepihak oleh karyawan lini. Tetapi didalam mengambil keputusan dari pengumpulan bukti, menyusun fakta, dan memeriksa data hanya auditor yang bertanggung jawab.

Penggunaan Sumber Daya dari Luar atau dari Mitra

Sebagai bagian dari penggunaan sumber daya dari luar, umumnya dipahami sebagai pengoperasian audit bila pihak luar melaksanakan bagian dari audit internal bersama dengan aktivitas audit   organisasi. Penggunaan sumber daya dari luar dan dari mitra merupakan hal penting dibanyak bidang spesialis. Kepala bagian audit bertanggung jawab atas kualitas jasa yang diberikan pihak luar. Bantuan dari luar atau dari mitra harus digunakan dalam proses perencanaan jika diperlukan, serta dalam evaluasi aktivitas audit. Pengunaan sumber daya dari luar atau dari mitra yang terstruktur dengan baik dan memiliki keahlian tinggi akan   membawa nilai teknis dan kredibilitas bagi operasi audit internal.

Penelaahan Analitis

Untuk menentukan kewajaran data tertentu. Beberapa metodologi yang digunakan yaitu:

·        Analisis Tren yaitu pengujian yang dilakukan dengan membandingkan data sekarang dengan data sebelumnya untuk memberikan memprediksi data sekrang.

·        Analisis rasio keuangan, seperti probalitas, solvensi dan efisiensi digunakan untuk menentukan kewajaran informasi saat ini.

·        Analisis Regresi digunakan untuk mengetahui hubungan-hubungan variabel tertentu

Pemeliharaan Aktiva Tetap

Dalam menguji kontrol atas aktiva tetap, auditor menganalisis dengan umur dan manfaat aktiva, biaya ekonomis yang relatif, biaya kemacetan mesin,dan biaya perawatan hingga perbaikan. Analisis ini mengungkapkan kebijakan penggantian yang terlalu liberal, biaya   perbaikan yang abnormal, atau pemeliharaan pencegahan yang berlebihan.

Statistik Karyawan

Laporan bisa dianalisis untuk menunjukan berbagai hubungan antara jumlah karyawan dan tren organisasi lainnya. Laporan untuk cabang yang berbeda bisa dipelajari untuk menemukan penyimpangan dalam prosedur atau efisiensi penyebaran karyawan.

Perputaran Persediaan

Analisis tingkat perputaran, termasuk catatan barang-barang tertentu, bisa mengungkapkan berapa banyak persediaan yang lebih dari setahun. Analisis tersebut bisa menunjukan kesalahan pembelian yang tersembunyi dalam persediaan dan tertutup oleh rasio perputaran keseluruhan yang memuaskan. Rasio yang terlalu rendah juga bisa menunjukan kecurangan dalam pembebanan persediaan.

Biaya-biaya Karyawan dan Perputaran Karyawan

Biaya dan waktu  yang digunakan  untuk merekrut karyawan, tingkat perputaran karyawan per departemen  atau organisasi harus dianalisis dan dibandingkan dengan organisasi lainnya.

Pengiriman Persediaan

Hal yang penting dianalisis yaitu perhitungan jarak, rata-rata waktu penggunaan ban mobil (organisasi), perbandingan jumlah tenaga kerja, gudang, galangan kapal, waktu angkut,dan waktu pengiriman.

Penyimpangan Perlengkapan dan Alat Tulis Kantor

Membandingkan saldo perlengkapan dengan jumlah karyawan pengguna, bila barang-barang merupakan kebutuhan rumah tangga dan bila kontrol fisik atas persediaan menunjukan barang-barang yang ingin dimiliki karyawan.

Catatan Bahan Baku

Untuk mendistribusikan biaya bahan baku. Auditor bisa menganalisis laporan yang menunjukan jumlah permintaan gudang yang diproses. Namun jika harga rata-rata terlalu rendah, maka tidak membutuhkan aliran kertas untuk palaporan yang berlebihan.

Telepon dan Komputer

Auditor bisa menentukan dan menganalisis rasio jumlah karyawan terhadap jumlah telepon   dan penggunaan telepon, sehingga mengahasilkan hasil yang baik dan mengurangi jumlah dan lamanya penggunaan telepon. Auditor harus berhati-hati dalam melakukan analisis ini, hal ini bisa jadi signifikan dan bisa menunjukan cara untuk investigasi labih lanjut   dalam menemukan sebab akibat. Jenis analisis serupa bisa dilakukan menggunakan komputer.

Bukti Hukum

·        Hubungan Dengan Bukti Audit

Hubungan Bukti hukum dan bukti audit memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk memberikan bukti, untuk mendorong keyakinan tentang kebenaran atau kesalahan setiap pernyataan atas suatu masalah. Fokus bukti audit dan bukti hukum berbeda, bukti hukum (legal evidence) sangat mengandalkan pengakuan lisan, bukti audit  (audit evidence) lebih mengandalkan bukti dokumen. Bukti hukum terdiri dari:

·        Bukti terbaik bukti primer (best evidence), bukti yang paling alami mengenai fakta-fakta yang sedang diselidiki.

·        Bukti sekunder (secondary evidence), berada di bawah bukti primer dan tidak dapat disamakan keandalannya. Bukti sekunder mencangkup salinan bukti tertulis atau lisan.

·        Bukti langsung (direct evidence), membuktikan fakta tanpa harus menggunakan pernyataan atau rujukan untuk menetapkan suatu bukti.

·        Bukti tidak langsung (circumstantial evidence), membuktikan fakta sementara atau sekumpulan faktayang dapat dirujuk seseorang untuk mengetahui keadaan beberapa fakta primer yang signifikan atas masalah yang sedang dipertimbangkan.

·        Bukti yang meyakinkan (conclusive evidence), bukti yang tak terbantahkan apapun bentuknya.

·        Bukti  yang  menguatkan (corroborative evidence)  merupakan bukti tambahan dari karakter yang berbeda menyangkut hal yang sama.

·        Bukti opini (opinion rule), saksi-saksi harus memberikan kesaksian hanya terhadap fakta yang ada pada apa yang benar-benar mereka lihat atau dengar, sebaliknya audior harus menyaring opini dan mengumpulkan serta mengevaluasi fakta-fakta untuk membuktikan kebenaran atau kesalahannya.

·        Bukti kabar angin. Aturan bukti kabar angin memberikan pernyataan yang tidak dapat diterima yang dibuat seseorang selain saksi ahli, untuk membuktikan kebenaran suatu masalah. Bukti ini berupa bukti lisan atau tertulis yang dibawa kepengadilan dan menjadi bukti atas pernyataan yang dikatakan dipengadilan, jadi bahan bukti inimerupakan bukti angina (hearsay evidence).

Bukti Audit

·        Sifat Bukti Audit

Bukti audit adalah informasi yang  diperoleh  auditor internal melalui pengamatan suatukondisi, wawancara, dan pemeriksaan catatan. Bukti audit terdiri dari:

·        Bukti fisik bukti yang diperoleh dengan mengamati orang, properti, dan kejadian.

·        Bukti pengakuan berbentuk surat atau pernyataan sebagai jawaban ataspertanyaan

·        Bukti dokumen merupakan bentuk bukti audit yng paling biasa, terdiri dari dokumen internal dan eksternal.

·        Bukti analisis bukti yang berasal dari analisis dan verifikasi.

Standar-standar Bukti Audit

·        Kecukupan, bukti dianggap memadai jika bersifat faktual memadai danmeyakinkan sehingga bisa menuntun orang yang memiliki sifat hati-hati untukmengambil kesimpulan yang sama dengan auditor.

·        Kompetensi, bukti  yang andal, baik dari sisi keaslian bukti atau pernyataan lisan secara langsung.

·        Relevansi, mengacu pada hubungan informasi dengan penggunaannya, dimana merupakan hubungan yang logis dan masuk akal.

Penanganan Bukti yang Sensitif

Harus terdapat rencana untuk menangani dan mengamankan bahan-bahan yang sensitif dari menentukan : metode untuk menjaga integritas dokumen yang harus dipisahkan dari dokumen kertas kerja biasa dan harus disimpan dalam lemari terkunci atau kotak penyimpan yang aman, mengamankan informasi bukti terkomputerasi dan menjaga catatan suatu rantai penjagaan agar tidak dikompromikan. Dalam situasi yang sangat sensitif yang dapat berakibat terjadinya tindakan hukum, harus ada   konsultasi  dengan  penasihat hukum untuk   menjaga bukti dari tindakan  yang mungkin terjadi. Saran hukum dan pengamanan harus diperoleh sehubungan dengan penanganan selama prosedur penemuan dalam situasi kriminal atau penggunaan biasa.

Kertas Kerja

Kertas kerja merupakan bahan pengembangan bukti, yang mengandung substansi dasar dari pekerjaan yang dilakukan auditor disepanjang audit khususnya pada tahap pekerjaan   lapangan. Kertas kerja harus diberikan pengawasan dan pemeriksaan untuk menentukan keabsahannya dan tidak meninggalkan pertanyaan yang tersisa.

Pekerjaan Lapangan dalam Lingkungan  Berteknologi Tinggi

Penerapan sistem untuk perusahaan secara penuh (Enterprise-Wide Systems) berpotensi mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis perusahaan dari pemasaran, manufaktur, logistik hingga ke sumber daya dan pelaporan keuangan. 

·        Enterprise-Wide Systems. Perusahaan yang berkembang menggunakan sistem ini, yang juga disebutsistem perencanaan sumber daya perusahaan. Sistem ini memberikan kemungkinanbesar terciptanya operasi yang lebih efisien dan efektif bagi perusahaan dengan menggunakan sistem standar yang cukup fleksible terhadap komponen-komponen usaha yang berbeda di negara yang berbeda dan meghasilkan informasi yang dibutuhkan untuk tingkat manajemen yang sesuai. Sistem ini bisa menangani bisnis dan fungsi-fungsi dalam kisaran yang luastermasuk yang tercakup dalam e-commerce yang substansial selain itu sistem ini menjadi standar bagi perusahaan besar untuk memiliki bidang audit internal sendiri. Oleh karena itu auditor harus terlibat penuh dalam proses, termasuk instalasinya. Hal ini penting   dilakukan   mengingat   kontrol   tradisional   yang   mengandalkan   auditor   umumnya dihapuskan dan tidak ada kontrol lain yang bisa menggantikannya. Satu pendekatan untuk menghadapi masalah ini adalah mengembangkan basis data untuk pemrosesan dan yang lainnya untuk kontrol internal. Kontrol ini penting karena sistem tersebut dirancang berdasarkan teori bahwa dokumen tunggal informasi merupakan situasi yang paling diinginkan. Bagian penting dari  kontrol yang dibangun dalam sistem   didasarkan pada proteksi sandi rahasia. Hal ini menjadi penting khususnya menyangkut penekanan pada otorisasi dalam sistem-sistem perusahaan.

Audit Berkelanjutan

Sebuah metodologi yang  memungkinkan auditor independen memberikan keyakinan tertulis mengenai suatu objek masalah menggunakan serangkaian laporan auditor yang dikeluarkan secara simultan dengan, atau setelah suatu periode yang pendek, terjadinya suatu kejadian yang melandasi masalah tersebut. Audit berkelanjutan dilakukan pada perusahaan yang menggunakan enterprise-wide systems. Komponen kunci dalam audit berkelanjutan yaitu perancangan dan implementasi kontrol otomatis dan pemicu tanda bahaya. Pemicu tanda bahaya ini akan menjadi penanda bagi auditor  internal dan manajemen bahwa salah satu hal berikut ini terjadi: Kontrol berfungsi dan mereka telah mengidentifikasi sebuah kesalahan yang harus diinvestigasi dan atau diperbaiki. dan Kontrol tidak berfungsi berdasarkan informasi yang diidentifikasi.

Masalah-masalah Audit Internal Terkait dengan Risiko

Begitu enterprise-wide systems dimodifikasi, masalah-masalah harus dirubah. Perbedaan yang jelas harus dibuat antara apa yang dilaporkan ke manajemen pada tingkat yang mana dan apa yang dilaporkan ke audit internal. Karena enterprise-wide systems telah semakin berkembang dan perusahaan bergerak menuju perlengkapan audit berkelanjutan yang konsisten dengan evaluasi risiko mereka, pekerjaan lapangan tradisional yang dilakukan auditor akan berubah, khususnya untuk bidang-bidang berisiko tinggi. Pekerjaan lapangan tidak akan dilakukan dalam periode waktu yang berlainan tetapi dalam periode yang berkelanjutan, laporan yang akan dikeluarkan berupa laporan pengecualian untuk audit yang sedang berjalan dan laporan ringkas di akhir periode tertentu.

Perdagangan Elektronik (E-Commerce / E-Business) dan Audit Berkelanjutan

Karena perusahaan bergerak menuju E-commerce dan E-business, audit berkelanjutan mungkin diharuskan untuk mengurangi risiko ke tingkat yang dapat diterima. Jika suatu entitas menggunakan e-commerce untuk menjual produk ke palanggan, terdapat beberapa risiko yang  harus dipertimbangkan  auditor   dalam  merencanakan pekerjaan lapangannya. Risiko-risiko ini mencakup kemungkinan penjualan dan retur fiktif dan kemungkinan pesaing bisa mengakses informasi yang penting dari perusahaan yang mengakibatkan kerugian besar bagi entitas, dalam hal ini audit kelanjutan dapat memberikan tanda bagi auditor atas masalah tersebuut.